Gestion de crise, mode d'emploi pour favoriser la solidarité

La pandémie du coronavirus vous force au télétravail ? Comment souhaitez-vous gérer cette situation ? Comment allez-vous convenir des priorités et d’un mode de fonctionnement optimal en tenant compte des contraintes de santé publique et des contraintes de chacun ?
​Et si c’était l’occasion de renforcer la solidarité au sein de l’équipe…

---

3 PISTES D’ACTIONS​

Comment sortir grandis de cette crise ? J'ai puisé dans mes expériences d'équipe, de coaching et mes lectures pour réunir ces quelques pistes qui me semblent porteuses.

1. CLARIFIER LA CIBLE ENSEMBLE
Prenez le temps de visualiser la cible et de convenir ensemble de l’essentiel pour l’équipe.

• Comment souhaitez-vous traverser cette crise ? Comment souhaitez-vous soutenir employés, clients et partenaires d’affaires ?
• Quelles valeurs allez-vous mettre de l’avant ?
• Quels sont vos objectifs ? Quelles sont les priorités ?
• Quelles sont les activités à maintenir ? De quelle façon ? Quoi faire autrement ?

​​
​2. PARTAGER LE LEADERSHIP POUR PERMETTRE À CHACUN DE CONTRIBUER
ET EXPRIMER SA SOLIDARITÉ.

• ​Ce n’est pas le temps de tout prendre sur ses épaules et de vouloir tout régler pour les autres. Au contraire, il faut aider les membres de l’équipe à partager leurs besoins et contraintes et trouver ensemble des solutions et des moyens de s’entraider.
• Dans quelles conditions allez-vous travailler ? Quel sera l’horaire, le cadre de travail ? Est-ce que vos employés disposent des conditions pour travailler à distance : outils technologiques (ordinateur portable, connexion internet – plusieurs compagnies ont retiré temporairement les plafonds d’utilisation de données – accès réseau, outil de clavardage, bottin des membres de l’équipe), mobilier ergonomique
• Quelles seront vos contraintes logistiques et les engagements récurrents envers la famille et l’entourage ?
• Comment vos collègues pourront-ils vous aider ? Quels seront les besoins de soutien ? 

3.  MULTIPLIER LES RITUELS DE COMMUNICATION
Adoptez une communication constante pour diminuer les inquiétudes et compenser l’absence et la distance sociale. Rappelez-vous que nous avons besoin du contact des autres pour nous sentir bien. Comment allez-vous faire le point régulièrement, entretenir les relations, remplacer les rencontres informelles à la machine à café ou à l’heure du lunch ? Les rencontres avec vos collègues, avec vos clients et vos partenaires d’affaires ? 

• Codiv-19 : La transparence vaut mieux que l’incertitude et les rumeurs. Faites le point régulièrement sur les mesures de prévention, d’isolement, la politique de rémunération et de congés en cas d’absence ou d’isolement, la baisse des activités et les ralentissements 

 

• Rencontres individuelles : déterminez la durée et la fréquence idéale de rencontres téléphoniques avec chaque employé : un 15 minutes tous les jours ou 30 minutes chaque semaine ? L’idée est de prendre le pouls souvent, de s’assurer que chacun dispose des informations, du soutien et des outils, pour traverser la crise et faire son travail. L’idée est de prendre le pouls souvent, d’être attentif aux signes de déséquilibre, de s’assurer que chacun dispose des informations, du soutien et des outils, pour traverser la crise et faire son travail
  
• Lors de ces rencontres, valider ouvertement le niveau de bien-être. Comment te sens-tu ? Comment va ton travail ? Quel est ton niveau d’énergie et de stress ? Comment se passe la collaboration avec tes collègues?
  
• En confiant une tâche ou une responsabilité, s’assurer que le résultat attendu soit aussi clair pour l’autre que pour vous : demander de résumer, de mettre le mandat par écrit et valider si la compréhension est commune. Fixer des moments de suivi à l’avance.

• Établissez une routine pour communiquer entre collègues quelques minutes durant la journée, question de prendre des nouvelles les uns des autres

 

• Convenez de rencontres régulières avec l’équipe, idéalement au début de la semaine pour planifier et à la fin de la semaine pour faire un bilan des accomplissements.​

• Inviter l’équipe à se joindre à la vidéo-conférence 15 minutes plus tôt afin d’avoir un moment d’échanges informels (comme lorsque chacun parle de son week-end devant la machine à café le matin!) avant de passer aux points de discussion prévus.
• Assurez-vous d’un temps de parole pour chacun et d’écouter les préoccupations

• Favorisez l’apprentissage et l’entraide

• Identifier les bons coups à répéter et les choses à faire autrement la prochaine fois. En faisant ce projet, nous avons réalisé l’importance d’une rencontre de démarrage en vidéoconférence. Les courriels ne suffisent pas.
• Profiter de chaque occasion pour reconnaître les efforts, les comportements d’entraide et d’adaptation à la situation et aux nouvelles technologies utilisées. Bravo pour avoir pris l’initiative de… Merci d’avoir briefer l’équipe sur...
• Favoriser le partage d’expertise en invitant les membres de l’équipe à s’enseigner mutuellement : le fonctionnement d’un nouvel outil de collaboration, des outils de recherche, des méthodes d’analyse des données, etc.
• Profitez de l’occasion pour faire le ménage et laisser tomber des pratiques dépassées ou inutiles. 

Exemple de réunion d’équipe au début et à la fin de la semaine

• On prend quelques minutes pour se poser et rassembler ses idées
• Check-in pour que chacun exprime comment il se sent, l’état de ses batteries personnelles et ses préoccupations
• Statut Codiv-19

Tour de table - début de semaine

• Les priorités et les activités importantes de la semaine
• Les dépendances et les besoins communs
• Les défis et besoins de soutien
• La TOP priorité de chacun : ce qui doit absolument être réalisé

Tour de table – fin de la semaine

• Ce qui ne s’est pas passé comme prévu et comment corriger le tir
• Ce qui a été accompli, les apprentissages et les bons coups de chacun et de l’équipe
• L’objectif de chacun pour la semaine suivante – un livrable à terminer, un problème à résoudre, une activité à réaliser

TÉLÉCHARGEZ LA VERSION PDF

Quelles sont vos pistes d'actions ? Je vous invite à les partager...